Prévenir le délit d’ennui en réunion

« Il n’y rien de plus ennuyeux qu’une réunion électorale. Un jour, je me suis endormie pendant mon propre discours. »
Simone Veil (Nouvel Observateur 14/03/1986)

La réunion, qu’elle soit «physique» ou à distance est un exercice obligé de la plupart des vies professionnelles. Une part non négligeable de notre «performance» s’y joue, tant dans notre capacité à y participer que dans notre aptitude à les animer – c’est à dire littéralement à les doter d’une âme et à les rendre vivantes.

Pourtant, à l’image de la caricature proposée ci-dessus, le rapport d’efficacité réel des réunions auxquelles nous prenons part tant notre vie en entreprise que dans nos investissements associatifs est rarement questionné.

Qui parmi nous s’est jamais plaint ou a eu le ressenti de subir des réunions interminables, brouillonnes, desquelles rien ne semble vouloir sortir si ce n’est notre attention ? Et malgré cela, combien de ces réunions caricaturales vous êtes vous donné les moyens d’évaluer dans un simple rapport plaisir-pertinence-efficacité ?

Je parlerai pour ma part de ma propre expérience dans des environnements où la «dénonciation» de réunions chronophages relevait du tabou professionnel le plus répandu. Si le constat d’un ennui commun se partageait dans l’alcove d’une table de cantine – l’espace par excellence des confidences entre collègues – il reste rare qu’il se présente ouvertement dans la réunion elle même. Sans étonnement donc, l’animation de réunions devient un sujet complémentaire de nombreux accompagnements vers la performance et le leadership qu’il m’est donné de partager avec des managers.

L’approche des types psychologiques Jungiens me semble apporter quelques pistes intéressantes pour éviter à nos réunions l’écueil du rituel vide et éteignoir. Elle permet en effet de se réinterroger sur la manière dont ces moments collectifs peuvent s’enrichir et se compléter de la diversité de nos préférences. Je vous en propose une brève visite appuyée par quelques questions qui j’espère seront déclencheuses de réflexions utiles :

Attitudes Gestion de l’énergie
Préférence Extravertie

Actif et enthousiaste, besoin d’interactions fréquentes et de mise en action rapide

Préférence Introvertie

Réfléchi et concentré, besoin de calme et de silence pour faire le point de façon sereine

  • Comment répartissez-vous la parole ?
    Une réunion «descendante» où seul l’animateur parle peut paraître plus pratique pour la maîtrise du temps et du message, mais elle ne garantit pas la mobilisation de votre auditoire sur une période longue. Prévoyez donc des «ruptures» fréquentes, pour aller recueillir des réactions (même sil faut parfois les «extraire» un peu) ou pour vous appuyer en relais sur d’autres participants.
  • Quelles actions attendez-vous de cette réunion ?
    Si vous pensez qu’un réunion n’est pas faite pour prendre une décision ou se mettre en action, cela ne parle que de vous…
  • Quelle place faites-vous au silence et à la réflexion individuelle ?
    Vous pouvez prévoir des moments de réflexion formels avant d’organiser un tour de table ou un partage, afin de laisser du champ à chacun.
    Ne précipitez pas les choses – Il est parfois urgent d’attendre…
  • Comment sollicitez-vous l’expression des points de vue ?
    Il est tentant de ne s’intéresser qu’à ceux qui s’expriment spontanément, mais ce ne sont pas nécessairement les seuls qui ont quelque chose à dire…
Fonctions de Perception
Préférences pour la Sensation

Concret & pratique, dans le présent. Apprécie les procédures, les rapports directs aux faits et les répétitions (ce qui se maintient).

Préférences pour l’Intuition

Imaginatif & associatif, vision d’ensemble / synthèse projetée dans le futur. Goût pour l’invention, les possibilités (ce qui change ou est différent).

  • Quels sont les objectifs à l’ordre du jour de votre réunion ? Les avez-vous formalisés et communiqués aux participants ?
    Le fait que vous ayez une vision claire de ce que vous attendez de cette réunion ne garantit pas que cette vision est connue ou partagée.
  • Quel temps indicatif avez-vous prévu pour chaque sujet ? Cela vous paraît-il réaliste pour traiter l’ordre du jour avec suffisamment de profondeur ?
    Une réunion n’est pas une course de vitesse. Parfois, il peut être utile de savoir alléger un ordre du jour pour privilégier ce qui est pertinent dans le présent, plutôt que de vouloir tout traiter en accéléré.
  • Comment avez-vous prévu de répartir les responsabilités pendant la réunion ?
    L’attribution des rôles est aussi essentielle que la tenue des objectifs pour permettre à chacun de prendre sa place dans un processus structuré. Cela peut être discuté en début de réunion.
  • En cinq mots clés maximum, quelles sont pour vous les messages / résultats essentiels que vous attendez de cette réunion ?
    Souvenez-vous que la capacité de mémorisation d’un cerveau humain, si l’on en croit les publicistes, est d’environ 5 ± 2 informations. Si vous cherchez à en faire plus, vous risquez l’indigestion…
  • Quelle place avez-vous réservée aux échanges libre, dans chaque point de l’ordre du jour et dans la réservation d’un point « sujets divers » ?
    Si vous ne laissez pas de place pour l’inventivité et la nouveauté, il est probable que votre réunion aboutira à des résultats similaires à ce qu’il se serait passé si vous vous étiez contentés de transmettre des instructions. Il peut être utile de prévoir aussi des activités qui stimulent l’imagination (présentations sous forme de dessin, saynètes etc)…
  • Comment cette réunion fait-elle sens pour aborder ensemble de nouveaux enjeux ?
    Même si une réunion est récurrente, il est important de la situation dans son contexte à chaque fois, pour en rappeler toute la pertinence. L’habitude seule ne suffit pas à lui donner une utilité.
Fonctions de Jugement / Évaluation / Décision
Préférences pour la Pensée rationnelle (T)

Objectivité, raisonnement logique ou analytique. Processus de décision impliquant des principes, un espace critique et une logique de conviction. Capacité de fermeté dans les décisions prises.

Préférences pour les Sentiments (F)

Subjectivité, recherche de l’harmonie pour soi ou pour le groupe. Appui sur le partage (ou pas) de valeurs et l’aspiration à une certaine intimité avec l’autre dans le choix fait.

  • Les questions/sujets que vous allez explorer en réunion sont-il posés de manière claire, sans tabou ni tentative d’orienter la décision ? 
    Si vous savez déjà à quelle décision vous voulez parvenir, ne vous cachez pas derrière une question.
  • Cherchez-vous bien à prendre une décision et à passer à l’action ?
    Il peut être important de distinguer les temps informatifs (où rien n’est à décider) des temps de choix et de mise en action.
  • Comment évaluez-vous votre réunion par rapport à vos objectifs initiaux ?
    Rappeler l’adéquation (ou l’écart) entre le résultat obtenu et les attentes peut favoriser la confiance qu’un processus de responsabilité collectif est en place. Même si votre réunion n’a pas porté ses fruits, il est utile d’en faire le constat, pour reconnaître ce qui a marché ou corriger le tir.
  • Comment accueillez-vous vos participants pour vous assurer qu’ils sont tous mobilisés ?
    Un tour de table des humeurs en début et en fin de réunion peut parfois aider à réinclure vos participants.
  • Quelle part de l’ordre du jour réservez-vous au fait d’être ensemble ?
    Célébrer une naissance, partager festivement une réussite collective, laisser du temps à l’expression de ce qui fait équipe, des qualités d’interactions peuvent être tout aussi importants que les sujets de fond partagés…
  • Jusqu’à  quel point vos messages sont-il personnalisés à votre auditoire ?
    Il n’est pas toujours possible de faire une exception sur le fond, mais vous pouvez toujours en faire une sur la forme, dans la manière dont vous reformulez par exemple un message pour le rendre accessible à des publics différents.
Attitudes de Style de vie
Préférences pour le Jugement (Organisé)

Méthode et planification/anticipation, besoin de structures et d’un rapport quantitatif à la performance.

Préférences pour la Perception (Spontané)

Flexibilité et spontanéité, besoin de nouveauté, de découverte et d’ajustement. Dans un rapport à ce qui est plutôt qu’à ce qui devrait être.

  • Votre réunion commence-t-elle et se termine-t-elle à l’heure ?
    Si des variations sont inévitables, certaines sont parfois de l’ordre du systématique et encouragent donc à ne pas tenir le cadre. En tenant l’horaire, vous tenez également la clarté de votre organisation.
  • Quelles sont les étapes suivantes ?
    Il est souvent utile, pour des réunions ponctuelles ou récurrentes de rappeler les échéances pour vos principales décisions ou pour un prochain rendez-vous. Ne lâchez pas trop vite sur ce point en laissant à l’autre le soin de reprendre date, surtout sur des rendez-vous commerciaux.
  • Quelle part de nouveauté et d’imprévu êtes-vous prêt à accueillir ?
    Le seuil est différent d’une personne à l’autre et connaître vos propres tolérances peut être une bonne manière de vous laisser reporter un sujet soit parce qu’il est moins pertinent qu’un nouveau sujet, soit parce qu’il n’a pas sa place…
  • Savez-vous passer le manche ?
    Parfois, il est utile de se laisser observer. A trop vouloir maîtriser, on peut finir par passer à coté de l’essentiel…